Gestione Utenti & Autorizzazioni con FOODOC® per un controllo completo

Ruoli e permessi nella gestione utenti di FOODOC®

Administrators

• Creazione e gestione degli utenti: gli amministratori possono creare nuovi utenti, assegnare ruoli e modificare i permessi esistenti.
• Configurazione del sistema: hanno il potere di configurare le impostazioni globali del sistema, le stampanti ed i modelli dei messaggi email, assicurando che tutto funzioni in modo ottimale.
• Monitoraggio: possono monitorare l’attività degli utenti e risolvere eventuali conflitti delle sessioni attive per garantire sicurezza e conformità.

Editors

Gli editor svolgono un ruolo cruciale nella creazione, gestione e modifica dei contenuti delle etichette. Hanno accesso alle funzionalità di editing e possono apportare modifiche e aggiornamenti ai documenti. Il loro dominio include:

• Modifica delle etichette: possono modificare le etichette esistenti in termini di contenuti layout ed elementi grafici, assicurandosi che tutte le informazioni siano accurate e aggiornate. Possono creare nuove etichette partendo da zero oppure per copia da un modello esistente, cambiare le informazioni di dettaglio oppure eliminare fisicamente le etichette dal database.
• Collaborazione: lavorano a stretto contatto con gli altri membri del team per garantire che le etichette siano conformi alle normative e coerenti con l’immagine dell’azienda.
• Revisione e validazione: partecipano al processo di revisione e validazione e possono cambiare lo stato dell’etichetta da “non visibile” a “visibile per la stampa”, assicurando che le modifiche siano approvate prima della pubblicazione finale.

Print

• • Stampa delle etichette: possono ricercare il prodotto per descrizione, codice, lingua, e status, e accedere in visualizzazione ai documenti approvati. Dopodiché possono procedere con la stampa selezionando il numero di lotto da stampare e garantendo che le etichette siano pronte per l’uso finale. La stampa avverrà mediante l’invio del file PDF alla stampante tramite driver Windows oppure tramite la funzionalità di stampa server-side riservata ai clienti di tipo Enterprise.
  • Verifica della qualità di stampa: assicurano che le etichette stampate siano di alta qualità e conformi agli standard aziendali.

Simplifiedsearch

Il ruolo di Simplifiedsearch è pensato per gli utenti che necessitano di accedere rapidamente alle informazioni senza passare per la consueta maschera di ricerca basata su filtri multipli. È tipicamente pensata per i Clienti e per i  Fornitori che hanno necessità di accedere ai soli documenti di propria competenza. Questo ruolo consente di visualizzare la lista di tutti i documenti per i quali si hanno le autorizzazioni anziché fare la classica ricerca con i filtri, ed è ideale per chi deve consultare frequentemente le etichette senza alterarne i dati. Le autorizzazioni legate a questo ruolo includono:

• • Accesso rapido alle informazioni: possono cercare e visualizzare etichette e documenti rapidamente e facilmente.
  • Consultazione delle etichette: utilizzano il sistema per consultare le informazioni necessarie, visualizzando e stampando i soli documenti di propria competenza.

Organizations 

Il ruolo di organizations è dedicato alla gestione dei partners all’interno della piattaforma FOODOC®. Questo ruolo permette di far accedere alla piattaforma e partecipare alle attività di processo i soggetti esterni (clienti, fornitori e partner) con le seguenti autorizzazioni:

• • Modifica dei contenuti: ruolo tipicamente pensato per i consulenti tecnici che partecipano ad esempio al processo di validazione dei documenti (tipico esempio è il consulente esperto in termini di etichettatura, export, compliance normativa).
  • Visualizzazione e stampa: ruolo tipicamente pensato per i Clienti e per i Fornitori che hanno necessità di accedere ai propri documenti per visualizzarli e stamparli.

Vantaggi della gestione utenti di FOODOC®

Sicurezza e controllo

assegnare ruoli specifici agli utenti riduce il rischio di accessi non autorizzati e modifiche accidentali. Questo garantisce che solo personale qualificato possa effettuare determinate azioni, migliorando la sicurezza complessiva del sistema.

Efficienza operativa

la chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità permette di ottimizzare i flussi di lavoro. Ogni utente sa esattamente cosa fare, riducendo il tempo speso in attività non necessarie e aumentando la produttività.

Personalizzazione

la gestione degli utenti di FOODOC® permette di adattare la piattaforma alle esigenze specifiche di ogni organizzazione. Questa flessibilità consente di implementare processi personalizzati che migliorano l’efficienza e la conformità.

Questa funzione di FOODOC®, dedicata alla gestione degli utenti, è essenziale per assicurare che il processo di etichettatura sia sicuro, efficiente e organizzato.

Con una struttura robusta che assegna ruoli specifici a diversi tipi di utenti, FOODOC® garantisce che ogni operazione sia effettuata in modo preciso e controllato. Dalla creazione e modifica delle etichette, passando per il cambio di stato dei documenti, fino alla stampa e alla consultazione delle informazioni, ogni fase è gestita con la massima attenzione, sicurezza ed efficienza.

Adotta FOODOC® per trasformare il tuo processo di gestione delle etichette, assicurando che ogni documento sia gestito correttamente ed in linea con le autorizzazioni assegnate a ciascun utente!