Come aggiornare le etichette alimentari senza dover correggere a mano tutti i documenti

Ricordate il tormentone dell’olio di palma?
All’improvviso molte aziende si sono trovate a dover adattare le proprie formulazioni, e di conseguenza le proprie etichette alimentari, pena la perdita di importanti quote di mercato.

In questo post proverò a descrivere due differenti scenari: vedremo come portare a termine l’attività di adattamento dei testi delle etichette nel caso in cui l’azienda utilizzi uno strumento non strutturato, oppure uno strumento strutturato per la gestione delle etichette.

Il caso CAOS SRL: l’azienda utilizza uno strumento non strutturato e non centralizzato per la gestione delle etichette alimentari.

In CAOS SRL la gestione delle etichette viene fatta utilizzando strumenti di office automation (Word, Excel, etc. ) e programmi per etichettatura (BarOne, Codesoft, etc.).
Ogni volta che si deve generare una nuova etichetta il responsabile copia un’etichetta esistente, modificando tutte le informazioni necessarie.
Quando l’etichetta deve essere tradotta in una lingua straniera i contenuti vengono copiati in un file che viene inviato ad un’agenzia di traduzioni e poi al cliente per la validazione finale.

La CAOS SRL gestisce circa 800 etichette standard + 400 personalizzate (per lingua cliente).
L’olio di palma appare in 120 etichette standard e in 60 personalizzate.
L’azienda ha deciso di sostituire il palma con girasole e soia in proporzioni variabili.
L’aggiornamento delle etichette consiste nel portare a termine le seguenti attività:
1. Aprire ogni singolo file contenente la dicitura “olio di palma”.
2. sostituire la dicitura “olio di palma” con “olio di girasole e soia in proporzioni variabili”.
3. Salvare e chiudere il documento.

Calcolando un tempo standard di circa 5 minuti per le etichette standard e 10 per quelle personalizzate, alla CAOS SRL impiegano ca. 1.200 minuti = 20 ore di lavoro per completare l’aggiornamento delle etichette.
Contestualmente devono essere aggiornati anche i certificati di conformità: 120 documenti in lingua italiana e 120 documenti in lingua inglese.
Per l’aggiornamento dei documenti la CAOS SRL impiega ALTRI 1.200 minuti = 20 ore.
In totale alla CAOS SRL devono dedicare 40 ore, una settimana di lavoro all’attività di aggiornamento delle informazioni su etichette e certificati di conformità.

Il caso METODO SPA: l’azienda utilizza uno strumento strutturato centralizzato per la gestione delle etichette

La METODO SPA ha deciso di adottare una soluzione strutturata per la gestione delle etichette alimentari. Nello specifico queste ultime non risiedono su files ma sono memorizzate all’interno di una database.
La lista ingredienti e’ composta da una serie di stringhe di testo che vengono memorizzate una sola volta nel database per poi essere concatenate a formare l’ingrendentistica del prodotto.
In questo modo sono gestite anche le traduzioni in lingua: la parola farina, ad esempio, deve essere tradotta solo una volta in inglese, russo, cinese, arabo, turco. La stessa traduzione viene quindi riutilizzata per tutti i clienti che parlano la stessa lingua.

Anche la METODO SPA gestisce 800 etichette standard + 400 personalizzate (per lingua cliente).
L’olio di palma appare in 120 etichette standard e in 60 personalizzate.
L’azienda ha deciso di sostituire il “palma” con “girasole e soia in proporzioni variabili”.
L’aggiornamento delle etichette consiste nel portare a termine le seguenti attività:
1. Creare un nuovo componente denominato “girasole e soia in proporzioni variabili”
2. Tradurre questo componente nelle 5 lingue: inglese, russo, cinese, arabo, turco.
3. Aggiornare la lista ingredienti di tutti i prodotti in cui appare la dicitura “olio di palma” sostituendo questa dicitura con il nuovo componente “olio di girasole e soia in proporzioni variabili”.

Nel caso di METODO SPA il calcolo dei tempi va fatto in maniera diversa:
1 minuto per la creazione del nuovo componente “girasole e soia in proporzioni variabili”.
10 minuti per la traduzione nelle diverse lingue.
2 minuti per aggiornare la lista ingredienti di 60 semilavorati (che a loro volta danno origine a 120 prodotti finiti).
Quindi la METODO SPA impiega 131 minuti = 2,2 ore di lavoro per completare l’aggiornamento delle etichette.
In METODO SPA i certificati di conformità condividono le stesse informazioni delle etichette. In pratica il certificato di conformità altro non e’ che un’etichetta informato A4 contenente le stesse informazioni dell’etichetta, più altre informazioni specifiche.
Per l’aggiornamento dei certificati di conformità la METODO SPA non necessita di alcuna ulteriore attività.
In totale quindi alla METODO SPA devono dedicare soltanto 2,2 ore all’attività di aggiornamento delle informazioni su etichette e certificati di conformità.

Decisamente un bel risparmio di tempi e costi, con in più la garanzia assoluta che quanto riportato in etichetta corrisponda esattamente a quanto riportato sui certificati di conformità.

CAOS SRLMETODO SPA
Ore impiegateOre impiegateOre RisparmiateCosti risparmiati
40238€ 1.140

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