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Scopri le Funzioni e le Caratteristiche di FOODOC®: Il futuro della Gestione Documentale

Scopri le Funzioni e le Caratteristiche di FOODOC®: Il futuro della Gestione Documentale

Tempo di lettura: 4 minutes

Benvenuti nel mondo di FOODOC®, il software che rivoluziona la gestione documentale per aziende di ogni dimensione. In questo articolo, esploreremo tutte le caratteristiche e le funzioni che rendono FOODOC® un alleato indispensabile per l’organizzazione e l’ottimizzazione dei tuoi documenti. Che tu gestisca un piccolo business o una grande impresa, FOODOC® offre una soluzione completa e versatile per tutte le tue esigenze documentali.  

1. Gestione anagrafiche: la base di partenza

La gestione delle anagrafiche dell’etichetta è il cuore pulsante di FOODOC®. Qui puoi inserire, aggiornare e organizzare tutte le informazioni essenziali, relative alle etichette dei tuoi prodotti. Avrai capito, quindi, che tutte le informazioni di prodotto si trovano in un solo posto e si possono aggiornare velocemente tramite automatismi in grado di sincronizzare le modifiche su tutti i documenti! Nell’anagrafica sono contenuti tutti gli elementi riguardanti l’etichetta, quali: ingredienti, valori nutrizionali, modalità d’uso, avvertenze e consigli, e così via. Questa sezione si caratterizza per:

  • Aggiornamenti in tempo reale: mantieni le informazioni sempre aggiornate con modifiche immediate e sincronizzate su tutti i documenti.
  • Ricerca avanzata: trova rapidamente ciò di cui hai bisogno grazie a filtri e criteri di ricerca personalizzati: si può filtrare per codice, descrizione e lingua.

 

2. Progettazione layout: documenti perfetti

Una delle caratteristiche più potenti di FOODOC® è la progettazione del layout. Con questo strumento, puoi creare modelli di etichette e documenti professionali che rispecchiano l’immagine della tua azienda. Ecco cosa puoi fare:

  • Template personalizzati: crea layout per le tue etichette, assicurandoti che tutte le informazioni necessarie siano sempre presenti.
  • Drag & drop: progetta le tue etichette e i tuoi documenti con un’interfaccia intuitiva che ti permette di trascinare elementi e posizionarli dove preferisci.
  • Anteprime istantanee: visualizza in tempo reale le modifiche apportate per assicurarti che ogni etichetta sia perfetta prima della stampa.

 

3. Traduzioni semplificate: supera le barriere linguistiche

FOODOC® integra un sistema di traduzione avanzato che rende la gestione dei documenti  multilingue un gioco da ragazzi. Grazie a contenuti disponibili in oltre 30 lingue e a un sistema di conversione intelligente, il singolo contenuto specifico viene tradotto una sola volta per tutti i documenti in cui è presente!

 
I database sono multilingua e in grado di gestire tutti i tipi di caratteri: europei, asiatici, cirillici, arabi, georgiani, ecc. Le traduzioni sono istantanee, facilitando la comunicazione con partner internazionali, e grazie ai contenuti già disponibili, il processo può essere semplificato in 3 step:
  • Tradurre: modificare i contenuti sostituendoli istantaneamente con le relative traduzioni.
  • Selezionare: scegliere le parti da tradurre nell’anteprima del documento.
  • Validare: cambiare lo stato del documento inviando una notifica via email.

 

4. Validazione documenti: migliora il flusso di lavoro con le approvazioni online

Il rivoluzionario sistema di validazione online permette di inviare bozze al cliente tramite un pratico link web, il quale potrà visionarle e confermare oppure richiedere una modifica. I documenti possono assumere tre diversi stati di approvazione:

  • Approvato: è attivata la visualizzazione del documento ai fini della stampa.
  • In revisione: il documento non è disponibile per la stampa.
  • Annullato: il documento non è disponibile né per la stampa né per la copia.

Il documento nasce sempre con stato “in revisione”, anche se creati con la funzione copia. Inoltre, lo stato dei documenti può essere aggiornato solo dagli utenti che hanno abilitata l’autorizzazione al cambio tipo documento.  

5. Archiviazione e stampa: organizzazione e accessibilità

La gestione efficiente dell’archiviazione e della stampa è cruciale per mantenere ordine e accessibilità alle etichette. FOODOC® offre:

  • Archiviazione digitale: conserva tutte le etichette in formato digitale, riducendo lo spazio fisico necessario e facilitando la ricerca, grazie a un sistema di indicizzazione avanzato.
  • Gestione centralizzata: gli errori legati al contenuto vengono eliminati.
  • Gli utenti: coloro abilitati solo alla stampa, non possono modificare.
  • Opzioni di stampa: stampa le etichette direttamente dal software, con impostazioni personalizzate per ogni esigenza. Il formato PDF è universalmente compatibile con tutte le stampanti e anche con alcuni marcatori inkjet (Videojet).

 

6. Gestione utenti e autorizzazioni: sicurezza e controllo

La sicurezza dei dati è una priorità assoluta. FOODOC® ti offre un sistema robusto di gestione degli utenti e delle autorizzazioni che include:

  • Ruoli e permessi: assegna ruoli specifici e livelli di accesso personalizzati per ogni utente. Le autorizzazioni sono gestite attraverso l’associazione degli Utenti a Gruppi.
  • Monitoraggio attività: tieni traccia delle attività degli utenti per prevenire accessi non autorizzati e garantire la protezione dei dati.
  • Installazione locale o su cloud: flessibilità massima.

FOODOC® non è solo un software di gestione documentale: è un partner strategico che semplifica e ottimizza ogni fase del ciclo di vita delle tue etichette. Dalla gestione anagrafiche alla progettazione del layout, dalle traduzioni semplificate alla validazione, fino all’archiviazione, stampa e gestione delle autorizzazioni, FOODOC® offre una soluzione completa e personalizzabile per ogni azienda. Con FOODOC®, puoi! Ma siete curiosi di scoprire ciascuna fase nel dettaglio? Stay tuned!