Standardizzazione o Personalizzazione? Questo è il problema!
Entriamo nel backstage di uno degli ultimi progetti realizzati per svelare il metodo di lavoro FOODOC®, cioè l’adozione di una soluzione software standard, tagliata su misura per le specifiche esigenze dell’azienda cliente.
L’azienda in questione produce e commercializza prodotti biologici, a marchio proprio e per conto terzi.
Il Problema
Il cliente gestisce l’etichettatura prodotti attraverso un software acquistato in dotazione con la stampante, come avviene di frequente.
Le etichette in carta Vellum, neutre o con grafica prestampata, vengono sovra-stampate con tecnologia a trasferimento termico, cioè la testina imprime calore sul nastro (ribbon) e consente all’inchiostro di fissarsi sulla carta.
Ogni etichetta è memorizzata in un file nel formato nativo dell’applicativo.
Il cliente gestisce le informazioni tecniche di prodotto all’interno del proprio gestionale. Di conseguenza l’aggiornamento di qualsiasi informazione in etichetta prevede la necessità di effettuare diverse attività manuali attraverso una procedura molto articolata e complessa che prevede le seguenti attività:
- aggiornare le informazioni all’interno delle anagrafiche articoli del gestionale
- ricercare l’articolo da aggiornare
- effettuare le modifiche
- salvare
- aggiornare le informazioni in etichetta
- individuare i file delle etichette contenenti le informazioni da aggiornare (ricerca manuale all’interno di una struttura di cartelle annidate)
- aprire ogni singolo file
- effettuare l’aggiornamento delle informazioni
- salvare i file
Questo tipo di approccio non strutturato alla gestione dei dati genera:
- confusione nella manutenzione delle informazioni, poiché richiede di ripetere la stessa operazione su ogni file senza una visione d’insieme, sprecando tempo e risorse;
- errori legati alla digitazione manuale, dato che non si dispone di un ausilio strutturato per garantire la conformità all’interno dei diversi documenti.
Il problema si complica quando il cliente decide di aprire nuovi canali commerciali sui mercati internazionali, poiché bisogna organizzare e produrre rapidamente documentazione tecnica multilingua, conforme alle diverse normative (Etichette, Schede Commerciali e Schede Tecniche, Catalogo su sito web).
Gli Obiettivi
Il cliente ci contatta perché vuole semplificare il processo di etichettatura multilingua, snellire le attività di gestione delle informazioni, la progettazione dei layout e la traduzione dei contenuti, riducendo i tempi operativi ed aumentando il grado di precisione delle informazioni.
Date le numerose informazioni già presenti all’interno del gestionale del cliente, l’obiettivo del progetto è riuscire ad integrare le due piattaforme: FOODOC® e il gestionale. In particolare, il cliente desidera mantenere le informazioni in italiano sul proprio software gestionale ma beneficiare del supporto e degli strumenti di FOODOC® per adattare e tradurre i contenuti nelle diverse lingue di proprio interesse (Francese, Inglese, Malese, Polacco, Spagnolo e Vietnamita).
In termini di approccio progettuale, questo significa uscire dalla logica standard di integrazione, analizzando con attenzione la struttura delle informazioni con l’obiettivo di realizzare una precisa mappatura di tutti i campi e delle procedure di sincronizzazione dei due database, realizzando una soluzione sartoriale tagliata su misura.
La Soluzione
Fase A
Durante i primi incontri studiamo l’attuale modalità di gestione delle informazioni tecniche di prodotto e verifichiamo dove si trovano i campi all’interno del database. Questa prima fase di analisi produce come oputput un documento di analisi condiviso con il cliente.
Alcune informazioni sono da reperire nelle anagrafiche dei Semilavorati, in quanto comuni a più Prodotti Finiti: ingredienti, modalità d’uso, tabella nutrizionale.
Altre informazioni si trovano invece nelle anagrafiche dei Prodotti Finiti in quanto si riferiscono a ciascun articolo: codice, contenuto (ml) / peso netto (g), barcode.
Per fare un esempio, lo stesso succo di frutta può essere confezionato in diversi formati: 300, 600 e 1000 ml.
Le informazioni relative a ingredienti, modalità d’uso e valori nutrizionali sono comuni a tutti e tre gli articoli. Devono quindi essere reperiti dal Semilavorato, il livello più a monte che accomuna le tre referenze.
Le informazioni relative a codice articolo, contenuto ml e barcode sono invece diversi per ciascuno dei tre articoli, quindi devono essere reperiti dall’anagrafica dei singoli prodotti finiti.
Fase B
Importiamo le informazioni dal gestionale e predisponiamo le anagrafiche delle etichette.
Per ogni Prodotto Finito FOODOC® gestisce una propria anagrafica di elementi essenziali, sincronizzati ad intervalli regolari con il sistema gestionale del cliente:
- codice articolo
- contenuto (ml)
- descrizione del prodotto
- lista ingredienti
- dichiarazione nutrizionale
più una serie di elementi secondari, condivisi all’interno di etichette di prodotti diversi.
Ad esempio, le modalità d’uso e di conservazione comuni a più etichette vengono inserite una sola volta e possono essere richiamate nelle etichette di prodotti diversi. In tal modo si ottengono:
- forti risparmi di tempo
- garanzia di uniformità delle informazioni
- possibilità di aggiornare in modo massivo le informazioni comuni a più etichette con un click
Fase C
FOODOC® semplifica la progettazione delle etichette attraverso la funzione “immagine di sfondo”. Questa funzionalità permette di sovrapporre le informazioni in etichetta su un’immagine di sfondo. È quindi possibile scegliere per ciascuna etichetta se l’immagine di sfondo debba essere stampata o meno insieme al resto delle informazioni.
Per chi usa etichette con grafica prestampate, sovra-stampando soltanto le informazioni variabili, questa funzione permette di semplificare in modo radicale la progettazione dell’etichetta. Risulta infatti molto semplice posizionare le informazioni dell’etichetta all’interno dell’area di lavoro, rispettando gli spazi della grafica di sfondo. In questo modo si accelera il processo di progettazione, risparmiando tempo e migliorando la disposizione delle informazioni nei layout.
Fase D
Il cliente, essendo abituato a ricercare le etichette attraverso un sistema di cartelle multi-livello, desidera replicarne il funzionamento.
Su questo punto FOODOC® mette a disposizione un potente motore di ricercare basato su filtri multipli che permette di effettuare ricerche molto mirate incrociando le seguenti informazioni:
- tipo documento
- descrizione
- cliente
- articolo
- codice documento
- lingua
- stato documento
Per rispondere all’esigenza del cliente abbiamo codificato quindici tipi di documenti, che sono diventati l’input del menù a tendina di una nuova casella di ricerca.
Questa nuova classificazione permette di arrivare allo stesso risultato in un solo click, anziché navigare tre o quattro diversi livelli di cartelle come avveniva in precedenza. Di conseguenza, le attività di ricerca dei diversi documenti sono molto più rapide ed efficienti.
Fase E
FOODOC è stato progettato per integrarsi facilmente con gli ERP ed i Gestionali in modo da acquisire le informazioni dalle tabelle:
- Articoli
- Clienti
- Ordini esecutivi di produzione
Dagli ordini esecutivi di produzione in particolare vengono normalmente lette le informazioni relative a:
- Lotto
- Data Produzione
- Data Scadenza
che non devono dunque essere inserite manualmente, a garanzia di piena conformità.
Poiché il cliente è organizzato per gestire gli ordini di produzione in modo diverso, si è reso necessario progettare una soluzione sartoriale e introdurre una nuova funzionalità, poi divenuta standard. Questa funzione permette di valorizzare automaticamente i campi Lotto e Data di Scadenza in funzione della Data di Produzione e dei Giorni di validità del lotto.
Per ciascuna etichetta l’informazione relativa ai giorni di validità del lotto viene salvata nel database e può essere agevolmente manutenuta all’interno del pannello “modifica dettagli etichetta”.
Fase F
Una volta predisposto il database, realizzate le etichette e progettati i layout, passiamo allo step successivo. Ovvero ci focalizziamo sulla definizione e sulla realizzazione delle regole di integrazione dei dati.
Regole di integrazione Standard
FOODOC® si integra a standard con i più diffusi software Gestioneli/ERP attraverso la lettura delle tabelle:
- Articoli
- Barcodes
- Configurazioni
- Clienti
- Lotti
Le regole di integrazione standard consentono di leggere le informazioni rilevanti direttamente dal gestionae/ERP, a garanzia di piena conformità dei dati, evitando lunghe e costose attività di data entry.
Per il cliente in questione realizziamo l’integrazione standard attraverso la definizione di un job automatico che sincronizza le informazioni dell’ERP con le tabelle presenti in FOODOC® in modo da rendere l’applicativo completamente funzionante e autonomo anche in caso di blocco dello stesso gestionale/ERP o di mancata connessione tra i sistemi.
Regole di integrazione Custom
Per la parte relativa all’integrazione custom realizziamo invece un secondo job che sincronizza le informazioni aggiuntive degli articoli (nome commerciale, descrizione, ingredienti, modalità d’uso, allergeni) con le tabelle presenti in FOODOC®.
In questo modo il cliente può continuare ad alimentare le informazioni tecniche all’interno del proprio gestionale e ritrovare le stesse informazioni aggiornate all’interno dell’applicativo FOODOC®.
Conclusioni
In conclusione l’adozione di una soluzione software standard come FOODOC® per la gestione del processo di etichetta consente di ottenere tutti i vantaggi della standardizzazione, senza rinunciare all’adattamento rispetto alle specifiche esigenze aziendali.
I tipici vantaggi derivanti dall’adozione di un software standard sono:
- Riduzione dei costi: utilizzare un software standard risulta meno costoso rispetto alla creazione di una soluzione personalizzata.
- Usabilità: un software standard è progettato per essere facile da usare e l’interfaccia utente è stata attentamente studiata testata da un vasto pubblico.
- Affidabilità: un software standard è stato già testato e utilizzato da un gran numero di persone, quindi risulta stabile e affidabile.
- Supporto tecnico: un software standard è supportato dal produttore attraverso un servizio di un supporto tecnico disponibile in caso di problemi.
- Integrazione: un software standard è spesso progettato per interagire con altri software standard e può facilmente essere integrato con altri sistemi.
- Aggiornamento: adottare un software standard comporta la possibilità di godere degli aggiornamenti e delle migliorie che verranno introdotte in futuro, a protezione dell’investimento.
